Olico

Si les livres de comptes sont tenus et conservés de manière électronique ou similaire et que les documents comptables sont enregistrés et conservés de manière électronique ou similaire, alors il convient de respecter les principes du traitement conforme des données.
Source : Administration fédérale des contributions

L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) définit de manière détaillée les principes d’un archivage conforme et les supports d’informations autorisés.

a) Disponibilité
Les livres de comptes, les documents comptables et la correspondance commerciale doivent être conservés de manière à ce que, jusqu’à l’expiration du délai de conservation, ils puissent être consultés et contrôlés par une personne autorisée dans un délai raisonnable (ils doivent être disponibles et lisibles). Dans la mesure où cela est nécessaire pour la consultation et la vérification, le personnel, les appareils et les outils nécessaires doivent être mis à disposition.

b) Archives
Les informations doivent être systématiquement répertoriées et protégées contre un accès non autorisé. Les consultations et les accès doivent être enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données. L’archivage doit être effectué selon une classification choisie librement, par exemple suivant la date, la personne, le domaine de l’entreprise ou le bien.

c) Organisation
Il convient de réglementer et de documenter clairement la responsabilité vis-à-vis des informations archivées. Il doit être possible d’accéder aux données archivées dans un délai raisonnable. Il faut, si possible, concevoir des instructions permettant de documenter les processus techniques, l’organisation et les responsabilités en matière de conservation des documents. La mise par écrit doit permettre de garantir le déroulement conforme de l’enregistrement puis l’accessibilité rapide aux données.

d) Supports d’informations autorisés
L’Olico décrit la validité des supports d’informations. Selon l’Ordonnance, sont autorisés pour la conservation de documents d’une part les supports d’informations non modifiables comme le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables, et d’autre part les supports d’informations modifiables, dans la mesure où :

• des procédés techniques garantissant l’intégrité des informations sauvegardées sont utilisés (par ex. procédure de signature numérique) ;
• la date et l’heure de sauvegarde des informations peuvent être prouvées sans risque de falsification (par ex. par horodatage) ;
• les directives relatives à l’utilisation des procédures techniques concernées existant au moment de la sauvegarde sont observées et
• les procédures et processus relatifs à leur utilisation sont définis et documentés et les informations d’aide supplémentaires (comme les protocoles et fichiers journaux) sont également conservées.

Les supports d’informations sont considérés comme non modifiables lorsqu’il n’est pas possible de modifier ou de supprimer les informations sauvegardées qu’ils contiennent sans que la modification ou la suppression soit visible sur le support de données (comme les bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou magnéto-optiques, disques durs ou lecteurs amovibles, mémoires de masse).

e) Intégrité (authenticité et inviolabilité)
L’intégrité ou l’authenticité et l’inviolabilité signifient que les livres de comptes, les documents de comptabilité et la correspondance commerciale doivent être conservés de manière à empêcher toute modification non constatée.