10 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

Schon die Einhaltung der nachfolgenden Merksätze unterstützt Sie bei der revisionssicheren Archivierung.

• Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
• Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
• Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht wird.
• Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
• Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erzeugt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
• Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
• Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind so zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
• Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
• Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.