Dokumentation aller Geschäftsvorgänge
Compliance ist ein sehr allgemeiner Begriff. Auch materielle Produkte wie beispielsweise Schalter, Elektrogeräte oder Fahrzeuge müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, um ein Prüfsiegel zu erlangen. Im Bereich Software betrifft Compliance alle EDV-Systeme, in denen aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente entstehen und verwaltet werden. Da Informationen im zunehmenden Masse direkt in elektronischer Form entstehen, sind Regelungen für die Bearbeitung und Verwaltung von diesen notwendig.
Regularien für den Umgang und die Bereitstellung von elektronischen Informationen sind einfach unumgänglich, da immer mehr Informationen digital erstellt und bearbeitet werden. Mit dem zunehmenden Aufkommen von E-Mail und elektronischen Geschäftsprozessen besteht auch eine wachsende Notwendigkeit, die dazugehörigen Prozesse einschliesslich der dazugehörigen Informationen zu dokumentieren.
Wesentliche Anforderung für Compliance ist die umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Damit diese aber geregelt und vollständig stattfindet, ist der Einsatz von Workflow oder Business Process Management Software unerlässlich. Positiver Nebeneffekt ist die höhere Transparenz. Gleichzeitig werden sowohl die Produktivität als auch die Qualität der Geschäftsprozesse und des Controllings optimiert.
Vorgaben und Geschäftsabläufe können sich ändern oder ständig neue Geschäftsabläufe im Unternehmen entstehen. Dies bedeutet, dass Compliance keine einmalige Aktion ist, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der organisiert und überwacht werden muss.
Compliance sollte in jedem Fall eine unternehmensweite Disziplin sein, die von einem Verantwortlichen durch gut geplante Prozesse und die geeignete Technologie gesteuert und unterstützt wird. Wie andere Unternehmensdisziplinen muss sie in alle Unternehmensbereiche eingebettet sein, da es sonst zu verführerisch ist, sie zu umgehen.
ECM und Compliance
Hier kommen Lösungen basierend auf Enterprise Content Management (ECM) eine besondere Bedeutung zu. ECM umfasst herkömmliche dokumentenorientierte Informationstechnologien wie Scanning, Dokumenten Management, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web-Content-Management-, Portal- und anderen Internettechnologien.
Ziel von ECM ist es, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen. ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse.
ECM umfasst dabei auch diejenigen Technologien, die unter dem Begriff «elektronische Archivsysteme» zusammengefasst werden. Nach der Klassifikation der AIIM handelt es sich bei einem Archivsystem um Anwendungen, die die Komponenten Datenbank, Records Management, Document Management, Store und Preserve umfassen. In Verbindung mit Workflow und durch die Integration in bestehende Anwendungen sind ECM Systeme die wichtigsten Bestandteile einer Compliancelösung.
Kernerlasse der Schweiz
- Kaufmännische Buchführung OR Art. 957 - 963
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) Art. 37, 58 und 90 Abs. 2
- Mehrwertsteuergesetz Verordnung (MWSTGV) Art. 43 - 45
- Verordnung des Eidgenössisches Finanzdepartement (EFD) über elektronisch übermittelte Daten und Informationen (EIDI-V)
- Verordnung über die Dienste der elektronischen Zertifizierung (ZertDV)
- Factsheet des BAKOM zu den Entwicklungen im Bereich der digitalen Signaturen
- Datenschutzgesetz DSG, Verordnung zum DSG (VDSG)
- Direkte Bundessteuer DBG Art. 126 Abs. 3
- Steuerharmonisierungs Gesetz StHG Art. 42 Abs. 3
- Stempelgesetz Art. 6
- Strafgesetzbuch StGB Art. 325
- Geldwäschereigesetz GwG Art. 7 / GwV Kst Art. 34 und 35